A gestão empresarial é complexa e exige que o varejista tenha diversos dados em mãos, a fim de tomar decisões assertivas. Nesse sentido, podemos destacar a importância do fluxo de caixa.
Esse processo gerencial permite ao gestor acompanhar o crescimento e o desempenho da empresa, ajustando o que for necessário e tornando-se mais atrativo perante o mercado.
Mas, o que é o Fluxo de Caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta que faz o controle da movimentação financeira da empresa, em determinado período, considerando todas as entradas e saídas.
A partir desses dados, o varejista consegue ter uma visão ampla a respeito das finanças do negócio, visualizando os valores a receber e a pagar em um espaço de tempo específico.
Com os resultados do fluxo de caixa, pode-se compreender se o lucro está sendo maior que os gastos. Assim, se o saldo for negativo, a empresa está gastando muito e precisa aumentar sua receita.
Por outro lado, se for positivo, as contas estão sendo pagas em dia e ainda há recursos financeiros que podem ser investidos. Ou seja, essa ferramenta é importante para que a empresa cresça de forma saudável.
Nesse contexto, há dois tipos de fluxo de caixa que podem ser utilizados.
Principais tipos de fluxo de caixa
1. Fluxo de caixa livre
É o valor que a empresa gera, descontando as despesas. Assim sendo, o resultado é utilizado para decidir quanto será repassado aos acionistas e também para tomar decisões com relação a possíveis investimentos.
Além disso, resultados negativos frequentes indicam que a empresa está com situação financeira ruim e que pode não conseguir honrar seus compromissos no futuro.
2. Fluxo de caixa descontado
É a ferramenta que permite analisar o valor de um investimento, da empresa ou de um ativo.
Para calculá-lo, é preciso usar a projeção do fluxo de caixa livre e fazer o desconto de uma taxa (geralmente, usa-se o Custo Médio Ponderado de Capital, CMPC, índice adotado para verificar a viabilidade de investimentos e calcular o valor da empresa).
O resultado é um valor que representa o potencial de investimento.
Agora, você já entendeu o que é o fluxo de caixa. Mas, quais vantagens podemos destacar com a utilização dessa ferramenta de gestão?
Veja alguns benefícios a seguir.
Quais os benefícios do fluxo de caixa?
1. Definição da forma de utilização dos recursos financeiros
O fluxo de caixa monitora as entradas e as saídas de recursos financeiros e, como resultado, indica se há excedentes de caixa.
Com esse resultado, o varejista consegue definir a melhor forma de utilizar os recursos financeiros que possui, de acordo com suas necessidades.
Também é possível optar por novos investimentos, como o aumento do mix de produtos (ou seja, a variedade de produtos vendidos) e a abertura de novas unidades.
2. Manutenção da solvência
O controle do fluxo de caixa tem a função de manter a solvência. Em outras palavras, a capacidade da empresa de cumprir com suas obrigações, pagando as contas necessárias, e ainda ter boas expectativas de lucro e situação patrimonial.
Além disso, a empresa pode adquirir ativos para alcançar as metas e os objetivos traçados. Por exemplo, no caso do varejo, o objetivo pode ser expandir o estoque da loja.
3. Aumento da competitividade
Esta é uma das vantagens oferecidas pelo controle do fluxo de caixa. No entanto, como podem ser realizadas projeções e o lojista tem uma visão abrangente de seu negócio, ele pode posicionar melhor a empresa no mercado, fortalecendo o negócio.
Assim, é possível se diferenciar da concorrência oferecendo produtos diferenciados e atendendo a demandas específicas de mercado.
4. Identificação da necessidade de novas estratégias
Controlando as entradas e as saídas de recursos financeiros e conhecendo as despesas futuras, o varejista consegue identificar a necessidade de adotar novas estratégias para pagar as despesas.
Por exemplo, se o saldo de caixa for negativo, o empreendedor pode criar promoções ou liquidações. Além disso, pode também optar pelo aumento ou pela redução de preços, melhorando a saúde financeira do negócio.
5. Verificação da necessidade de recursos externos
Tendo uma ampla visão da situação financeira da pequena empresa, o varejista identifica se sua capacidade de financiamento do capital de giro é suficiente.
Ou ainda, se ele precisa adquirir recursos externos, como empréstimos, financiamentos, entrada de um novo sócio na empresa, por exemplo.
A partir desse dado, o varejista também conhece sua capacidade de tomar decisões a respeito de investimentos, distribuição de lucros e financiamento, identificando o melhor momento para realizá-los.
6. Controle das despesas grandes com saldo de caixa baixo
Como o controle do fluxo de caixa permite ao varejista conhecer o saldo de caixa e fazer projeções, ele pode verificar os períodos em que o saldo está negativo ou com baixa margem de lucro. Assim, pode evitar grandes investimentos e despesas.
Por exemplo, o período com um saldo negativo ou baixo indica que o empreendedor não deve aumentar o estoque. Afinal, os produtos podem ficar armazenados durante muito tempo, o que representa um gasto desnecessário para a empresa, além da própria despesa das compras efetuadas.
7. Definição da alocação de recursos
Conhecer a saúde financeira do negócio oferece a possibilidade de adequar melhor os recursos.
Dessa forma, você delimita o montante que pode ser investido, o que deve ser direcionado às vendas e ao pagamento de contas e o que deve ser ativo circulante (direitos e bens que podem ser transformados em dinheiro em curto prazo).
Isso ajuda também a programar novos investimentos.
8. Negociação com fornecedores e credores
O dono de uma empresa de varejo pode negociar melhor com fornecedores e credores se conhecer a situação do negócio.
Caso o saldo do caixa esteja negativo ou baixo, pode negociar novos prazos para o pagamento das dívidas ou taxas de juros menores, obtendo mais benefícios e evitando o endividamento empresarial.
Assim, controlar as saídas e as entradas de caixa traz diversas vantagens às pequenas empresas, já que o empreendedor consegue avaliar melhor a saúde do negócio.
Para conseguir isso, uma dica é otimizar o processo por meio da automação para resultados mais positivos e um controle financeiro eficaz. De fato, isso justifica a importância do fluxo de caixa.
Os erros mais comuns no fluxo de caixa
A melhoria da gestão de uma empresa passa de forma inevitável pela boa organização de suas contas. Assim, cuidar do financeiro é fundamental para que se tenha mais tranquilidade no futuro.
Uma das peças mais importantes quando falamos do dinheiro do negócio é justamente o controle do fluxo de caixa.
Registrando tudo o que entra e sai, é possível perceber a exata condição de recebimentos e pagamentos. Ao mesmo tempo, indica o “fôlego” que se tem à disposição.
Mesmo assim, alguns donos de estabelecimentos ainda não utilizam esta ferramenta da forma adequada e seguem cometendo erros na operação diária.
Para que você também não caia nessas falhas, vamos apresentar agora uma lista com 7 ações que se deve evitar.
1. Não fazer todos os lançamentos
Uma ferramenta de controle financeiro não pode funcionar com adequação se não for abastecida com todas as informações relevantes. Sendo assim, ter um fluxo de caixa que não tem os devidos lançamentos feitos não vai servir para muita coisa.
A informação incompleta é tão prejudicial quanto a falta dela, pois pode levar o administrador a tomar decisões com base em números distorcidos.
Se você tem respeito pelo seu negócio e pretende seguir em um caminho seguro, fazer o lançamento completo de todos os registros do fluxo de caixa não é mais do que uma obrigação diária.
2. Não acompanhar o fluxo de caixa
O segundo passo para um bom controle do financeiro é fazer o acompanhamento dos números do fluxo de caixa. Isto é, uma vez que as informações devem estar lá bem registradas, é hora de conferir o que elas têm a dizer do negócio.
Se bem utilizado, o fluxo de caixa consegue entregar uma série de dados muito importantes para que o gestor consiga tomar decisões de forma estratégica.
Pode-se ver, por exemplo, como a inadimplência tem afetado o capital de giro. Assim como, avaliar a média de recebimentos de um mês mais forte de vendas, comparando estes valores com os meses em que o movimento fica mais fraco.
Tenha por hábito acompanhar e interpretar o seu fluxo de caixa. Assim, você vai perceber o quanto poderá conhecer melhor o seu próprio negócio.
3. Não utilizar um sistema para controle de entrada e saída
Controles manuais são lentos e, por mais detalhista que seja uma pessoa, a chance de serem cometidos erros é bastante grande. Então, a melhor forma de cuidar bem da sua empresa é adotando um sistema de gestão que esteja preparado para o seu modelo de negócio.
Imagine quanto tempo é gasto fazendo registros manuais e depois multiplique pelo custo da hora de trabalho de quem realizou a tarefa.
Será que não seria mais fácil automatizar a tarefa e liberar o colaborador para que ele possa fazer outras coisas dentro da empresa?
4. Esquecer-se de conciliar o extrato bancário
Além de controlar entradas e saídas, quem cuida do financeiro de uma empresa tem que estar sempre atento ao extrato bancário. Portanto, deixar para conferir de vez em quando é um erro muito grande.
Uma das formas mais simples e objetivas de conseguirmos verificar qualquer tipo de conta é comparando os valores totais.
Ainda que possam existir erros internos que consigam compensar as diferenças nos números, batendo o olho direto no total podemos ter quase certeza de que tudo está em ordem.
Depois de ver se as quantias mais globais estão batendo, passamos ao detalhamento de cada lançamento.
Fazer a conciliação bancária é muito importante. No entanto, se você acha que ela toma tempo demais, talvez possa adotar um sistema de gestão que ofereça tal serviço de forma automática.
5. Não separar categorias para os lançamentos
Quanto mais informação qualificada houver no seu fluxo de caixa, mais apurada vai ser a sua gestão. De maneira idêntica, os lançamentos devem ser detalhados de forma que se consiga entender de onde está vindo o dinheiro e para onde ele vai.
Assim, ter categorias bem definidas ajudará muito na hora de conseguir perceber o que anda acontecendo na sua empresa. A saber, este tipo de detalhamento é o que chamamos de plano de contas.
Ele indica quais são os grupos de lançamentos, tanto de entrada como de saída. Com efeito, é por meio da identificação de cada um destes registros que você vai conseguir entender como o dinheiro anda se comportando no seu estabelecimento.
6. Misturar vendas e recebimentos
O que a empresa vende não entra na mesma hora no caixa, e fazer este tipo de lançamento é algo que desorganiza todas as contas do negócio.
Se um cliente compra e não paga, isso é inadimplência. Mas, se alguém lançar a compra como dinheiro recebido no final do dia ou do mês, vai ficar parecendo que sumiu dinheiro do caixa.
Além disso, pagamentos parcelados não caem no mesmo dia — e é também por esse motivo que não se deve dar entrada em nenhum valor no ato da venda, mas sim quando efetivamente o dinheiro entra na empresa.
Misturar registros de vendas e de recebimentos é confundir os regimes de caixa e competência. E, se você fizer isso, vai ficar totalmente perdido no seu financeiro.
7. Não fazer um planejamento
Ter um fluxo de caixa bem ajustado e não traçar planos para a empresa é algo que não faz muito sentido.
Se você tem as contas na mão e sabe exatamente o que está acontecendo, o mais correto é utilizar estas informações para programar o futuro do negócio.
Avaliando quanto a empresa tem de capital de giro em cada período, fica bem mais seguro traçar planos e metas para o curto, o médio e o longo prazo.
Desde compras com volumes maiores junto aos fornecedores para tentar conseguir um desconto mais interessante até a programação da reforma do estabelecimento. Ou seja, tudo vai passar por sua capacidade financeira.
Para evitar momentos de aperto e um endividamento desnecessário, deve-se ter atenção e seguir à risca as margens de folga que o seu fluxo de caixa anda te mostrando.
Como fazer o fluxo de caixa?
Já ouviu falar na expressão fechar o caixa?
Muito utilizada no comércio, talvez já faça parte do vocabulário da sua empresa: saiba que o fluxo de caixa também é chamado de cash flow.
Esse controle financeiro é uma das muitas tarefas necessárias para se administrar bem o seu varejo, seja mercadinho, loja ou supermercado.
As finanças representam apenas uma parte das atividades diárias do gestor. Portanto, quando se está à frente da administração de um comércio, as obrigações são inúmeras, e o processo fica mais complicado quando é feito de forma analógica.
Quer aprender a fazer o cash flow e ainda utilizar a tecnologia a seu favor? Então, continue conosco nessa jornada de aprendizado!
Monitoramento é essencial
Realizar o fluxo de caixa é essencial porque garante a segurança financeira do empreendimento.
No entanto, o processo é mais complicado do que contabilizar o quanto entra e sai da empresa, com o objetivo único de calcular a porção de dinheiro que será faturada ou que faltará no fim do mês.
Quando se organiza as finanças, é possível acompanhar em detalhes as receitas e as despesas, ajudando nas tomadas de decisão que impulsionam o negócio para o crescimento.
Por isso, não basta saber o tamanho do volume que entra ou que deixa o caixa. É necessário avaliar as condições em que as movimentações ocorrem.
Os benefícios do fluxo de caixa
Um controle preciso das finanças permite que você possa se antecipar, adquirindo mais elementos para embasar e executar seus planos de ação.
Tendo informações sólidas no controle das finanças, definir os próximos investimentos da empresa não vira um desafio, além de facilitar a operação e repartição dos recursos.
O fluxo de caixa organizado permite que quem está à frente do estabelecimento possa visualizar a condição financeira a curto, médio e longo prazo, favorecendo eventuais ajustes.
Baseado no histórico de vendas, também é possível realizar estimativas para a reposição dos estoques e para contornar inadimplências de clientes.
Considerando o quanto é saudável fazer um bom “fechamento de caixa“, como realizar essa tarefa?
O passo a passo de um bom fluxo de caixa
É hora de aprender a aplicar efetivamente o cash flow na sua empresa. Os passos são:
1° Organize os dados
A primeira tarefa para fazer um bom fluxo de caixa é organizar.
Separar o dinheiro da empresa em entradas e saídas permite enxergar com clareza os créditos e os débitos da organização.
Todo tipo de gasto precisa entrar nesse processo, como as compras de insumos, serviços, as despesas de marketing, os impostos do negócio e o investimento no departamento de RH.
Categorize também o que é somado no caixa, não apenas as despesas. Desse modo, separe nessa segunda categoria as receitas obtidas com serviços e produtos, para esclarecer de onde vêm os saldos.
Realize o primeiro passo com dedicação, porque ele facilitará o controle das contas do estabelecimento. Da mesma forma, as próximas etapas do fluxo de caixa dependerão diretamente da organização das informações.
2° Realize os lançamentos
Quando os dados estão organizados, chega a hora de fazer os lançamentos. Seja como for, atenção para esse passo: os lançamentos devem ser feitos todos os dias e, mantendo assim, a organização das finanças.
Pense só: se uma empresa não faz os registros de caixa todo dia, como avaliar o desempenho do negócio?
As informações precisam ser sólidas e precisam ter constância. De nada adianta, por exemplo, realizar o fluxo de caixa apenas uma vez por semana.
O fluxo de caixa é uma obrigação diária do gestor, e o ideal é que seja feita em todo final de expediente. Portanto, não deixe de registrar os lançamentos em planilhas.
Com a ajuda da tecnologia dos sistemas voltados para o fluxo de caixa, a tarefa é simplificada e o armazenamento é mais seguro.
3° Calcule o saldo
Depois de realizado o lançamento dos dados, o passo seguinte é encontrar o saldo final. Para isso, o gestor deverá somar os valores das entradas no caixa, subtrair desse resultado as saídas e, então, somar ao seu saldo inicial.
O cálculo serve para manter a empresa ciente da movimentação que acontece diariamente. Ademais, isso permite um estudo de quais dias do mês as finanças são mais críticas e quais são mais estáveis. O planejamento mensal fica mais completo e você não corre o risco de atrasar as contas.
4° Estude os resultados
Depois que os dados são inseridos no sistema, você monta gráficos que ilustram a situação financeira do negócio.
Com os gráficos em mãos, toda a equipe terá uma visão mais clara dos pontos em que o negócio está produzindo lucros ou tendo prejuízos.
Utilize os resultados obtidos do fluxo de caixa para otimizar os pontos negativos e potencializar as vantagens na empresa. Enfim, se a administração não deixa de registrar os dados todos os dias, logo terá um bom parâmetro para embasar suas decisões.
A ajuda da tecnologia
Ainda é comum encontrar organizações nas quais as informações do financeiro não estão centralizadas em um só local.
Quando cada setor possui seu banco de dados, é fácil desordenar e perder acesso a material estratégico.
Há, ainda, empresas que estão presas nos processos analógicos, realizando o fluxo de caixa na ponta do lápis. Como resultado, esse processo arcaico representa falta de integração, gerando dados pouco confiáveis e deixando a empresa sujeita à perda de informações.
Registros descentralizados se traduzem em dificuldade para integrar os setores e fazer uma leitura objetiva da saúde financeira. Por sorte, esse problema pode ser facilmente contornado com a ajuda de um software ERP.
Para começar, os sistemas de ERP com cloud computing integrada garantem que o empreendedor não ficará sem acesso a nenhum dado. Guardando os arquivos na nuvem, a equipe pode acessar de onde estiver, utilizando diversos tipos de dispositivos.
Também com o auxílio dos programas, os conteúdos são todos armazenados em uma única base de dados.
As consultas posteriores se tornam mais fáceis para toda a equipe, que pode ter acesso à plataforma e utilizar as informações agregadas para tomar decisões, integrando os departamentos.
Um ERP dá controle preciso sobre o fluxo de caixa, englobando rotina e volumes de compras, inclusive agregando informações sobre os fornecedores, dando respaldo para negociações e barganhas de preços.
Os relatórios gerados pela ferramenta ainda darão condição de colocar em prática medidas preventivas e planos de ação.
Como fazer uma boa gestão do fluxo de caixa
Você viu que controlar e organizar as finanças são ações essenciais para manter uma empresa funcionando de forma saudável. Afinal, fica difícil realizar uma gestão contábil eficiente de algo que não se conhece.
O fluxo de caixa é um importante instrumento de gestão financeira que possibilita ao empreendedor conhecer a “saúde” do seu negócio e a forma como os recursos estão sendo aplicados e gastos.
Uma boa gerência dos fluxos de entradas e saídas de dinheiro garante à empresa uma organização mais eficiente dos prazos, de recebimentos e pagamentos.
E ainda, possibilita saber qual a hora de realizar um investimento — seja para ampliar as instalações, incrementar a produção ou mesmo colocar as contas em dia.
1. Organize e acompanhe o fluxo de caixa
Um grande equívoco de muitos varejistas é achar que lucro é igual a dinheiro no caixa e, com isso, acreditar que as contas estão em dia e o saldo de caixa está positivo.
Porém, quando param para analisar, se deparam com uma situação inversa: caixa negativo e empresa no vermelho.
Para não cair nas armadilhas de uma má gestão, o primeiro passo é ter uma ideia de quanto vai entrar e quanto vai sair do caixa para não ser pego de surpresa.
Aqui vale a dica: realize um bom levantamento de todos os custos fixos e variáveis, receitas de caixas e a receber (incluídos os parcelamentos), além dos investimentos e expansões previstas para o período de controle e análise.
É preciso que você compreenda que organizar de forma eficiente um fluxo de caixa não é apenas manter registradas as movimentações financeiras de entrada e saída de valores.
Organizar o fluxo de caixa também inclui todos os investimentos recebidos, ou mesmo os empréstimos adquiridos que fazem parte da geração de recursos.
2. Mantenha os dados atualizados
A cada nova movimentação, é preciso que o registro seja realizado. Então, fica difícil analisar ou mesmo manter as contas em dia se o gestor não souber qual a real situação do caixa.
Só é possível acompanhar o que for mensurado se ele for registrado. Por isso, a dica é simples: ter registro de todas as receitas e despesas é fundamental para ter um fluxo de caixa saudável e, acima de tudo, mantê-lo atualizado.
Pense que você estará vendo o momento presente do seu negócio e, diante disso, poderá planejar o futuro. Logo, manter um fluxo de caixa atualizado é tão importante.
Decisões precisam ser tomadas com base em informações sólidas e reais, e este é o princípio de uma gestão eficiente.
De preferência, que o fluxo de caixa seja atualizado no dia a dia, ajudando a empresa a controlar o que tem ou não para gastar. Em seguida, lembrando que não basta apenas alimentar uma planilha com números e informações, é preciso fazer o controle desse fluxo.
Gestores que investem tempo nesse processo podem ter bons resultados.
3. Registre todas as contas a pagar e a receber
Se você não quer ser pego de surpresa no futuro, mantenha registradas todas as contas que tem para pagar aos fornecedores e todas as contas que tem para receber dos seus clientes.
Através do acompanhamento efetivo do que se tem em posse de terceiros e o que se tem a pagar, é possível conhecer as diferenças entre os prazos de recebimentos e pagamentos.
Na possibilidade de serem altos, a empresa pode correr o risco de sofrer com a falta de capital de giro.
Gerir e analisar de forma adequada as contas a pagar e a receber garante que gestores possam antecipar a possibilidade de saldos negativos e possam descobrir as causas.
Sendo assim, aplicam as devidas providências, como: atraso nos recebimentos, inadimplência, queda nas vendas, atraso nos recebimentos de clientes, etc.
Digamos que a empresa venda mais em um mês do que em outros.
Caso não mantenha o fluxo de caixa organizado, falhas financeiras podem ocorrer, uma vez que os pagamentos podem acontecer antes dos recebimentos provenientes das vendas.
Mas as faltas de caixa podem ocorrer por “n” motivos, devendo ser avaliadas para saber se estão ocorrendo pelo fato das vendas estarem abaixo do ponto de equilíbrio.
4. Escolha um período para analisar
Numa gestão efetiva do fluxo de caixa, definir um período de controle é essencial. Por isso, pense que, se você não analisa os dados, não pode otimizar os processos ou mesmo tomar decisões assertivas.
Não há uma regra de quando a análise deve ser feita, podendo ser semanal, quinzenal ou mensal. Contudo, especialistas recomendam que as análises sejam feitas a cada trimestre.
Seguindo esse período, torna-se mais eficiente verificar as chances de investimentos, contratações, aumento de salários e até estabelecer estratégias para ações que possam melhorar o fluxo de caixa. Por exemplo, como a queima de produtos em estoque.
A dica é: estabeleça uma frequência para emissão e análise dos relatórios de gestão.
5. Categorize as contas
Separe as saídas e as entradas em categorias apropriadas, facilitando visualmente o reconhecimento de cada conta.
É importante separar tudo em categorias diferentes para que sejam facilmente identificados quais são os tipos de gastos e rendas e de onde são provenientes.
Não basta apenas separar ganhos e gastos, é preciso categorizar de forma a conhecer o valor dos recebimentos e pagamentos, prazos, para quem e como usou os recursos.
6. Planeje em curto e longo prazo
Gestores que mantêm um fluxo de caixa controlado e organizado podem fazer previsões em longo e curto prazo, avaliando cenários diferentes e se preparando para diversas situações, sejam elas positivas ou negativas.
Através do fluxo de caixa, é possível estipular gastos e ganhos mensais e comparar o planejado com o fluxo de caixa real. Dessa forma, é possível conhecer quais gastos foram inesperados e estabelecer estratégias para evitá-los no futuro.
7. Utilize um software para a gestão contábil
Os antigos bloquinhos de papel ou mesmo planilhas de Excel estão sendo substituídos por processos automatizados e que possibilitam manter um bom fluxo de caixa.
Apesar de muitos gestores ainda preferirem um bom papel e caneta, a melhorar maneira de controlar e organizar o fluxo de caixa é com o uso de um sistema especializado.
Um sistema automatizado auxilia a manter o registro automático de todas as entradas e saídas de dinheiro, além de gerar relatórios e previsões de todas as movimentações futuras.
Com um sistema de gestão financeira, o gestor evita problemas de falhas humanas e que podem levar a interpretações errôneas do fluxo de caixa.
Só para exemplificar, vendas a prazo para recebimento daqui a 30 dias, mas que no fluxo de caixa aparecem como pagamento à vista. Neste caso, você pode gastar o que não tem e comprometer seriamente seu negócio.
A automatização do fluxo de caixa possibilita:
- Informações precisas e consistentes;
- Maior facilidade de organizar as contas;
- Geração de relatórios e um melhor planejamento;
- Visão global da saúde financeira da empresa;
- Possibilidade de integrar com outros setores, como vendas, compras, estoque, etc;
- Maior controle das origens de recursos e aplicações.
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